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专栏

引入电子合同的注意点

常规企业法务等

2022.02.05

执笔人: 铃木  萌  律师

DX(Digital transformation)这个词流传了很久了,正好碰上新冠疫情,本事务所收到有关电子合同或网络会议相关的咨询也随之增多。此次,有关公司引入电子合同时的注意点,进行简单的归纳。

有关“电子合同”并无法律上的定义。在咨询中,大家将使用电子签名、电子合同服务、电子邮件等通过无纸质达成合同签订意思表示的称为电子合同的情况较多。

有关电子合同最多的问题是,“某某合同改为电子合同没问题吧”,对此,从法务观点来看,应考虑以下几点:

(1)是否属于法律不认可电子化的类型

合同书中,存在法律不认可电子化的种类(定期租地合同、定期建筑租赁合同(借地借家法第22条、第38条)等)。对于此类的合同书不可电子化。

此外,劳动派遣合同,一度属于不可电子化的合同,但自2021年1月的法律修改开始,可以电子化了。

(2)有关机构无法处理等原因导致的电子化困境

电子化合同书需提交给某些机构(法务局、入管局等)或第三方时,需确认该机构等是否认可电子化。

(3)上述(1)(2)都没问题时

上述(1)(2)都没问题时,就需要通过风控的角度来判断是接受电子合同随之而来的风险引入电子化还是采取一贯的方式。

电子合同因种类不同有各种风险,通常来说,和纸质合同书相比:

  • 意思表示的门槛很低,容易出现错误的意思表示
  • 由于没有代表人和决策权人的印章,因此对方就算表示同意,也无法确定具体是谁进行了该意思表示,容易导致无法确认是否经过必要的表决
  • 一旦发生诉讼时,是否可以被认可作为证据等,作为文书的效力及处理相关的先例较少

等此类风险。

此类风险与该合同的内容、金额等方面对公司的重要程度,该合同电子化的必要性有多高,我方可采取的风控对策(使用可信性更高的电子合同服务及电子签名、重复确认对方的意思,确立公司内部的运用规则等)等综合考量时,电子化可获得的好处大于风险,且该风险处于可接受范围时,可推进电子化。

(4)是否发生税务问题

引入电子合同时,需要从税务观点进行确认。

特别是,电子账簿保存法中可能对请求书、收据等会计相关凭证的电子数据保存有限制,近年来频繁进行内容修改,需要注意。

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  • 本稿根据执笔当时的法律及判例,因此可能存在事后法规或判例变更的情况。不保证文章内容与当下法规的正确性,敬请注意。

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